CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA

 

INTRODUÇÃO

Os serviços prestados pelo grupo Olimpia Transportes. traduz-se na confiança de seus clientes. Portanto, os seus colaboradores têm a responsabilidade, perante a administração do grupo e a sociedade, de colocar a lealdade para com essa empresa, legislação e princípios éticos acima dos benefícios pessoais. Os clientes tem direito à total credibilidade, respeito e confiança na integridade na prestação dos serviços de transportes e a esperar que todos os colaboradores sejam honestos, imparciais e profissionais, na posse das suas competências, conhecimento, experiência e autoridade interna. Para manter a confiança dos clientes, é importante que os colaboradores mantenham níveis elevados de integridade nas suas relações com os representantes diretos dos clientes, comunidade empresarial e outros colaboradores de empresas com as quais se relacionam durante o exercício das atividades empresariais e, igualmente, que mantenham os mesmos padrões nas suas vidas pessoais.

Um elemento fundamental de qualquer programa sólido de integridade é o desenvolvimento, publicação e aceitação de um código de ética e conduta abrangente, que defina, em termos muito práticos e claros, os padrões de comportamento esperados de todos os colaboradores do grupo.

 

 

OBJETIVO DO CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA

 

O código de ética e conduta descreve, em termos muito práticos e claros, os padrões de comportamento mínimos exigidos de todos os colaboradores. Estes padrões de comportamento devem ser demonstrados por todos os colaboradores do grupo e servem como referência na tomada de decisões e de medidas.

Para garantir a confiança dos clientes na integridade das atividades empresariais, todos os colaboradores devem respeitar e observar este código de ética e conduta em particular, o qual abrange normalmente os seguintes elementos essenciais.

Elementos essenciais

Os 11 elementos fundamentais do código de ética e conduta são:

1. Responsabilidade pessoal;

2. Cumprimento da lei;

3. Relação com os clientes;

4. Limitação de aceitação de ofertas, recompensas, hospitalidades e descontos;

5. Evitar conflito de interesses;

6. Limitação nas atividades políticas;

7. Conduta em assuntos relacionados com dinheiro;

8. Confidencialidade e utilização da informação oficial;

9. Utilização de património e de serviços da empresa;

10. Aquisições privadas do património do grupo por colaboradores;

11. Ambiente de trabalho.

Cada um destes elementos é descrito mais detalhadamente abaixo, com o respetivo foco e orientações específicas sobre a implementação prática de alguns destes elementos, em determinados aspetos particularmente sensíveis.

Os colaboradores são encorajados a analisar e a considerar ativamente formas adequadas de contribuir para desenvolvê-lo melhor, no sentido de abordar especificamente a evolução das problemáticas ligadas à integridade

 

1. RESPONSABILIDADE PESSOAL

 

1.1 Regras gerais: Todos os colaboradores devem responsabilizar-se pessoalmente pelo cumprimento do código de ética e conduta. Em particular, os colaboradores devem:

1.1.1 desempenhar as suas funções honestamente, com zelo,

diligência, profissionalismo, imparcialidade e integridade;

1.1.2 esforçar-se para que as normas éticas mais rigorosas sustentem a confiança e credibilidade dos clientes que servem, não apenas o mínimo exigido para cumprir os requisitos legais;

1.1.3 dispor de tempo para ler e compreender o código de ética e conduta e as implicações do incumprimento;

1.1.4 não ter interesses financeiros, que entrem em conflito com o desempenho consciencioso de deveres;

1.1.5 não participar em transações financeiras, utilizando informação não pública do grupo ou permitir a utilização indevida da mesma para quaisquer interesses privados;

1.1.6 não solicitar ou aceitar qualquer oferta ou outro item de valor monetário de qualquer pessoa ou entidade que necessite de ação ou decisão do grupo, fazer negócios ou desenvolver atividades regulares do grupo ou cujos interesses possam ser substancialmente afetados pelo desempenho ou não desempenho das funções dos colaboradores, salvo se o código de ética e conduta ou qualquer legislação, regimento e regulamento interno, decisões ou diretivas previrem uma exceção;

1.1.7 observar toda a legislação, regulamentos, decisões e diretivas relacionados com o desempenho das funções colaborativas e evitar qualquer ação que aparente a violação de qualquer legislação, regulamentos, decisões ou diretivas;

1.1.8 tratar os colegas e clientes com profissionalismo e cortesia;

1.1.9 agir imparcialmente, sem dar tratamento preferencial a qualquer entidade privada ou indivíduo;

1.1.10 evitar desperdiçar e utilizar indevidamente os recursos do grupo;

1.1.11 envidar todos os esforços de forma honesta no desempenho das suas funções em conformidade com toda a legislação, políticas, estatutos, normas, regulamentos e de acordo com o previsto no respetivo código de ética e conduta;

1.1.12 não assumir com consciência promessas ou compromissos não autorizados, de qualquer natureza, destinados a vincular obrigatoriedade ao grupo;

1.1.13 não divulgar ou utilizar informação não pública obtida no exercício das suas funções, para benefício próprio ou de outrem;

1.1.14 não utilizar as funções públicas para proveito próprio;

1.1.15 proteger e conservar o património do grupo e utilizá-lo exclusivamente para atividades autorizadas;

1.1.16 não participar em segundos empregos ou atividades, incluindo procurar ou negociar contratos de trabalho que entrem em conflito com funções e responsabilidades como colaborador;

1.1.17 divulgar desperdícios, fraude, abusos e corrupção a diretoria do grupo;

1.1.18 satisfazer de boa-fé, as suas obrigações como colaborador, incluindo as financeiras, impostas por lei, especialmente as do tipo dos impostos; e

1.1.19 adotar um comportamento que retrate positivamente e confira prestígio, tanto para o grupo como para os demais colaboradores.

 

2. CUMPRIMENTO DA LEI

 

2.1 Infrações penais:

2.1.1 Todos os colaboradores devem cumprir a lei.

Os colaboradores, que cometam infrações que envolvam, em particular, drogas proibidas, fraude, que procurem obter ou aceitem subornos, que envolvam as atividades empresariais ou venda ilegal de bens do grupo e clientes, estão sujeitos a ação disciplinar e/ou sanções associadas aplicadas em resultado de processos penais.

Todos os colaboradores são obrigados a informar os quadros superiores, logo que tenham conhecimento de que estão sujeitos a eventuais processos penais. Com esta informação, os quadros superiores devem decidir se o colaborador pode continuar em funções normalmente, se deve ser transferido para outras funções ou suspenso das suas funções.

Os colaboradores não devem fazer uso, de forma inadequada, dos seus cargos ou relações, estabelecidos no exercício das suas funções, para influenciar ou interferir com atitudes objeto de investigação interna por colaboradores ou por autoridades externas de aplicação da lei.

2.2 Queixas contra o grupo e os seus colaboradores:

2.2.1 É crucial que os clientes tenham total confiança na integridade do grupo e dos seus colaboradores. Para assegurar a manutenção desta confiança, as queixas contra o grupo e/ou colaboradores individualmente devem ser investigadas rápida e objetivamente.

 

2.3 Alegações iniciadas a nível interno:

2.3.1 Caso acreditem que estão a ser instruídos por um superior ou um colega a agir de forma ilegal, imprópria, pouco ética ou que, de alguma forma, viole o código de ética e conduta no exercício das suas funções empresariais, os colaboradores têm a responsabilidade de comunicar o assunto à um membro designado dos quadros superiores ou à unidade de investigação do seu departamento. Os colaboradores devem ser aconselhados especificamente, devendo ser-lhes concedidas as correspondentes medidas adequadas de proteção interna. A este respeito, os mecanismos de troca de informação, caso existam, devem ser livres de qualquer influência indevida.

Os gestores do quadro superior ou unidades de investigação devem tomar medidas eficazes, para investigar cuidadosamente todas as queixas. Alguns casos, particularmente quando as alegações são efetuadas contra os colaboradores do quadro superior, pode ser necessário remeter a investigação a uma entidade externa ao grupo. Para garantir a imparcialidade, ninguém com ligação ao técnico ou que trabalhe com o mesmo deve tomar parte na investigação.

Um comportamento inconsistente com o código de ética e conduta não deve ser considerado aceitável e deve ser tratado de forma atempada. Esta situação pode resultar em ação disciplinar até (e incluindo) a exoneração, de acordo com o previsto nas orientações, políticas e procedimentos disciplinares internos definidos pela diretoria.

 

 

 

 

 

 

3. RELAÇÕES COM OS CLIENTES

 

3.1. Atividades promocionais em nome de outras entidades ou empresas: É essencial que os colaboradores mantenham a imparcialidade nas suas relações com os clientes, incluindo evitar o aparente favoritismo de uma parte em detrimento da outra. Os colaboradores não devem usar ou permitir o uso da sua posição ou cargo ou qualquer autoridade associada à sua função, de qualquer forma que possa ser interpretada como indicativo da sanção ou aprovação da diretoria ou do grupo, em relação às suas atividades pessoais ou às de outrem, assim como a recomendação de qualquer produto, serviço ou empresa. Caso os colaboradores tenham dúvidas em relação à natureza desses pedidos, devem remeter o assunto a diretoria.

3.2. Divulgação do nome – Utilização de crachás com o nome: Na maior parte das vezes, os clientes têm o direito de saber com quem estão a tratar. Como tal, espera-se que todos os colaboradores do grupo se identifiquem, por correspondência e por telefone, conforme o caso. Além disso, aqueles que estiverem em contacto com o cliente, no exercício das suas funções, devem utilizar um crachá de identificação ou algum identificador único com o número atribuído oficialmente (isto é, número do crachá, de credencial, etc.).

3.3. Segurança – Agressão e obstrução a um colaborador: Os colaboradores devem sempre, a título de prioridade, considerar a sua própria segurança e a dos seus colegas, no exercício das suas funções. Caso a situação evolua para um ponto em que seja mais sensato retirar-se e procurar apoio de pessoal treinado, esta deverá ser a atitude por parte dos colaboradores. Em qualquer caso, essa atitude deve ser comunicada de imediato aos quadros superiores, logo que seja seguro fazê-lo.

3.4. Relações com a comunidade empresarial: A comunidade empresarial deve ter acesso à padrões éticos aplicados ao grupo, devendo garantir que as suas próprias práticas não exerçam pressão sobre os colaboradores para estes se afastarem daqueles padrões. Quaisquer tentativas pelos membros da comunidade empresarial de oferecerem incentivos ou outros benefícios, em troca de favores ou tratamento especial, devem ser comunicadas de imediato aos colaboradores dos quadros superiores ou unidade de investigação do grupo.

 

4. LIMITAÇÕES NA ACEITAÇÃO DE OFERTAS, RECOMPENSAS, HOSPITALIDADE E DESCONTOS

 

4.1. Ofertas e hospitalidade: As funções empresariais de um colaborador implicam com frequência o contato com pessoas e empresas com atividades ou que procuram fazer negócios com o grupo, assim como aqueles que desenvolvem atividades previamente contratadas. Sendo importante manter o contato com estes grupos externos, é vital, no entanto, que os colaboradores sejam vistos como livres de qualquer forma de suborno ou corrupção. A oferta de presentes e/ou outros benefícios à um colaborador, por parte de indivíduos ou empresas, pode ser ou parecer ser uma tentativa, pela parte externa, de influenciar uma decisão que é esperada ou exigida à um colaborador. Portanto, a aceitação de ofertas nessas situações deve ser recusada. Os colaboradores devem fazer uso do seu melhor juízo de valor para evitar situações de conflitos, reais ou aparentes. Ao fazê-lo, devem considerar os seguintes critérios a propósito de ofertas, hospitalidade e outros benefícios, tendo em conta todo o contexto deste código.

Os colaboradores não devem aceitar ou solicitar quaisquer ofertas, hospitalidade ou outros benefícios, que possam influenciar, de forma real ou aparente, a sua objetividade no exercício das suas funções empresariais ou que possam colocá-los numa posição de obrigação em relação ao dador. Inclui-se aqui, por exemplo, as entradas, gratuitas ou com desconto, em eventos desportivos e culturais, decorrentes de uma relação comercial, efetiva ou potencial, diretamente relacionada com as funções empresariais do colaborador.

A aceitação de ofertas deve ser claramente regulamentada e admissível apenas se:

• forem de valor de mínimos ou modesto (até um valor nominal predefinido);

• estiverem dentro dos padrões normais de cortesia, hospitalidade ou protocolo; e

• não comprometerem ou aparentarem comprometer, de qualquer forma, a integridade do colaborador em questão ou do grupo.

Quando for impossível recusar ofertas, hospitalidade e outros benefícios, que não cumpram os princípios definidos acima, ou quando se acredite existir vantagem suficiente para grupo justificar a aceitação de certos tipos de hospitalidade, um colaborador deve procurar obter instruções por escrito do seu gestor superior hierárquico. Este comunicará então, por escrito, ao colaborador se as ofertas, hospitalidade e outros benefícios devem ser recusados ou mantidos pelo departamento, doados para caridade, eliminados ou mantidos pelo colaborador em questão.

Nos casos em que for aceite um artigo de maior valor, como, por exemplo, um artigo de um cliente de alto faturamento, por motivos culturais ou de protocolo, o mesmo deve ser entregue à diretoria, não devendo ser encarado como património pessoal do colaborador, mas antes como património do grupo. Quando possível, deve ser realizada diplomaticamente uma tentativa de devolver a oferta. Em qualquer caso e independentemente do valor do artigo recebido, os colaboradores devem comunicar por escrito ao seu gestor superior hierárquico a recepção de qualquer oferta ou hospitalidade recebida, devendo o item ser inscrito num registo. O registo deve conter apenas o nome do colaborador que recebeu a oferta ou hospitalidade, o ofertante, uma descrição do item e o respetivo valor adequado.

4.1. Concessões e descontos oferecidos à membros do grupo: Quando as empresas oferecerem descontos sobre os seus produtos ou serviços à todos ou à um número significativo de colaboradores e desde que a oferta tenha tido como base o poder de compra do pessoal enquanto indivíduos, os colaboradores quadros superiores adequados podem aprovar a aceitação desses benefícios de desconto. No entanto, deve ser tido um cuidado especial para evitar a possibilidade da existência de suspeita da eventual obtenção de qualquer benefício privado, que possa influenciar a adjudicação de um contrato ou uma decisão tomada pelas empresas. Mas, as práticas estritas de responsabilização do grupo devem ser aplicadas em conformidade, nesses casos. Portanto, os descontos oferecidos e outros benefícios similares não devem ser negociados com empresas com quem o grupo mantenha relações comerciais.

 

5. EVITAR CONFLITOS DE INTERESSES

 

5.1. Associação pessoal com quem mantém relações com o grupo: Os conflitos de interesses ou a aparente existência de conflitos de interesses podem decorrer de relações empresariais ou decisões efetuadas a respeito de indivíduos, que partilham interesses privados. Por exemplo, filiação em sociedades, clubes, outras entidades ou até mesmo relações familiares podem criar conflitos de interesses ou a aparente existência de conflitos de interesses. Quando surge um conflito de interesses, real, aparente e/ou potencial, os colaboradores devem comunicar aos seus superiores

para a ética ou outros designados e garantir que as suas funções oficiais não os colocam numa posição em que podem advir alegações de iniquidade.

Os procedimentos de recusa, os quais devem existir no grupo, devem ser respeitados para evitar ou para não participar em qualquer situação que possa conduzir à um conflito de interesses, real ou aparente. A diretoria deve implementar procedimentos rápidos aplicáveis, que permitam uma recusa de funções empresariais. Caso seja tomada a decisão de não retirar totalmente o membro do pessoal da situação, os procedimentos devem também permitir a identificação adequada e a gestão da situação, para obtenção de uma resolução adequada.

5.2. Participações: Os colaboradores podem investir em participações ou outros títulos, não podendo, no entanto, numa qualidade oficial, em qualquer assunto em que, os mesmos ou alguém cujos interesses sejam os seus, tenham um interesse financeiro, caso esse assunto em particular tenha um efeito direto e previsível nesse interesse. Os interesses financeiros das seguintes pessoas devem normalmente desqualificar um colaborador, como se fossem os próprios interesses do mesmo: cônjuge, filho menor, sócio comanditado, instituição ou entidade onde o mesmo exerce funções de responsável, diretor, administrador, sócio comanditado ou colaborador e pessoa com quem o mesmo está a negociar ou tem um acordo relacionado com um potencial emprego. Além disso, os colaboradores do grupo não devem estar envolvidos, direta ou indiretamente, em qualquer decisão oficial que possa afetar o valor dos seus próprios investimentos.

De igual modo, os colaboradores não devem utilizar qualquer informação não pública obtida no exercício das suas funções, para fazer valer os seus interesses privados ou os de outrem. Caso os colaboradores acreditem que possa haver um conflito de interesse, a respeito de alguma participação ou título de um particular ou familiar, devem comunicá-lo aos colaboradores adequados responsáveis pela ética, no grupo.

5.3. Participar em segundo emprego: Quando a legislação ou diretivas não proíbam o segundo emprego, os colaboradores, que pretendam ter um segundo emprego, devem obter autorização prévia por escrito do seu supervisor na cadeia de comando ou outro colaborador designado. Ao discuti-lo com os quadros superiores, os colaboradores devem poder garantir que esse emprego não criará um conflito de interesses ou a aparente existência de um conflito de interesses ou afetará adversamente o desempenho das suas funções empresariais. Qualquer trabalho externo deve ser desempenhado fora das horas de trabalho no grupo e sem utilizar o património ou recursos do grupo.

5.4. Emprego dos membros de família: Qualquer colaborador com um membro de família (cônjuge, filho ou outro familiar, por filiação ou afinidade, dependente do colaborador e/ou que integre o agregado familiar deste) a trabalhar com contrato, em que o colaborador não pudesse optar por um segundo emprego devido à probabilidade da existência de um conflito de interesses, deve apresentar um relatório ao seu supervisor para assuntos de ética ou outro colaborador designado, para determinar se o emprego constitui ou não um conflito de interesses ou a aparente existência de um conflito de interesses com o desempenho das funções empresariais do colaborador.

5.5. Emprego pós emprego no grupo: Os antigos colaboradores do grupo devem limitar as comunicações ou presenças ante o grupo, em nome de partes com quem possam ter interagido, enquanto colaboradores do grupo. O conhecimento sensível adquirido, na relação de emprego com o grupo, não deve ser divulgado ou referenciado a entidades externas ao grupo. Os antigos colaboradores não devem pôr em causa a confiança dos clientes na integridade do grupo, através das suas ações ou palavras. Deve ter passado um período de tempo, a ser especificado pela diretoria, entre a conclusão da permanência de alguém no grupo e o início de atividades privadas relacionadas. Devem existir de igual modo condições e/ou mecanismos práticos administrativos implementados no grupo, que facultem orientações para emprego após a desvinculação dessa empresa. Essas restrições devem proibir um antigo colaborador de prestar determinados serviços de empresas ou em nome das mesmas, sendo ou não os mesmos alvo de remuneração. Os colaboradores devem consultar o seu departamento para assuntos de ética ou colaborador designado, para determinar as vias de relação de emprego pós emprego no grupo que não devem ser adotadas. Aquando da respectiva nomeação, todos os colaboradores devem ser obrigados a assinar um acordo contratual, o qual deve proibir a utilização ou divulgação de informação privilegiada ou confidencial do seu conhecimento por via das suas funções.

 

6. LIMITAÇÕES NAS ATIVIDADES POLÍTICAS

 

Os colaboradores devem seguir as orientações do grupo, para garantir que as atividades empresariais não são comprometidas ou aparentem ter sido comprometidas, devido à atividades políticas ou comentários públicos inadequados no local de trabalho. As normas que regulam as atividades relacionadas com a política devem ser claramente delineadas para os colaboradores. Os colaboradores devem ser recordados para não efetuarem comentários inadequados aos clientes, a respeito de matérias relacionadas com políticas e programas de governos.

 

 

 

 

 

7. CONDUTA EM ASSUNTOS RELACIONADOS COM DINHEIRO

 

7.1. Transações financeiras privadas: Desencorajam-se as transações financeiras privadas entre os colaboradores, sendo estritamente proibidas as transações entre supervisores e subordinados. Isto inclui emprestar dinheiro à membros do pessoal e/ou agir como avalista ou prestar garantia em créditos.

Os colaboradores que não mantenham relações de supervisores/subordinados e realizem voluntariamente transações privadas com colegas, fazem-no por sua conta e risco. Os que celebrem esses acordos devem garantir que o trabalho do grupo e a reputação deste não seja afetada adversamente pelos seus acordos privados, devendo, ainda assim (como regra geral), estas transações ser evitadas inteiramente e não ser realizadas durante o tempo de trabalho, utilizando o património ou recursos do grupo.

7.2. Lidar com valores do grupo: O recebimento e custódia de qualquer pagamento ao grupo deve ser restringido àqueles que têm de fazêlo, no exercício das suas funções empresariais. Em circunstâncias normais, nenhum outro colaborador deve aceitar dinheiro a pagar ao grupo, salvo se especificamente autorizado a fazê-lo. Quando essa autoridade é concedida ou faz parte das responsabilidades normais do colaborador, a mesma deve ser confirmada por escrito. O colaborador que receber dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento deve emitir um recibo em conformidade. Caso não possa ser emitido de imediato um recibo oficial, deve ser entregue um recibo provisório, cuja cópia deve ser assinada pelo pagador, significando que o valor indicado no recibo está correto. O colaborador deve conservar uma cópia. No caso da emissão de um recibo provisório, o recibo definitivo deve ser claramente marcado como “duplicado” e enviado ao pagador, logo que possível. Qualquer dinheiro aceite em nome do grupo deve ser contabilizado imediatamente e de acordo com os procedimentos formais.

Todos os colaboradores têm a responsabilidade para com a direção do grupo, de utilizar os fundos recolhidos apenas para fins empresariais e de se certificarem que há uma boa aplicação do dinheiro. Os colaboradores devem ainda evitar a percepção ou aparência de que os fundos, que entraram para fins empresariais, estão a ser utilizados em benefício pessoal de qualquer colaborador.

Os seguintes princípios gerais aplicam-se à utilização dos recursos:

• os recursos devem ser gastos com sensatez e de forma adequada;

• as transações que envolvam recursos devem ser contabilizadas corretamente;

• apenas as pessoas autorizadas podem tomar decisões em termos de despesa;

• as normas que se aplicam à aceitação de ofertas, hospitalidade e outros benefícios aplicam-se ao pessoal que toma decisões em termos de despesa; e

• o pessoal não deve utilizar o seu cargo oficial para fazer valer os seus próprios interesses ou os de outrem.

 

8. CONFIDENCIALIDADE E UTILIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO OFICIAL

 

Todos os colaboradores têm o dever de não divulgar (sem a devida autorização e um fim lícito) qualquer informação oficial não pública, obtida no exercício das suas funções empresariais, como, por exemplo, informação comercial confidencial e/ou sensível, relacionada com a execução de atividades do sistema integrado de gestão do grupo. A informação oficial inclui qualquer informação que o colaborador adquira por via da relação de emprego, que conheça ou razoavelmente deva conhecer, que não foi disponibilizada ao público em geral. Esta regra estende-se a todos os documentos, registros e informação armazenada eletronicamente. De igual modo, os colaboradores são obrigados a proteger a privacidade dos indivíduos e das empresas nas relações empresariais.

Exemplos da utilização indevida de informação oficial incluem o seguinte:

• facultar informação oficial a alguém que não possua autoridade legal para recebê-la;

• utilizar informação para proveito pessoal ou privado; e

• aproveitar-se de alguém, com base na informação obtida através de registos confidenciais.

A participação em alguma das atividades supramencionadas é proibida e pode levar a ação disciplinar e/ou à instauração de ação penal.

 

 

9. UTILIZAÇÃO DE PATRIMÓNIO E DE SERVIÇOS OFICIAIS

 

9.1. Regras gerais: Salvo se específica e razoavelmente autorizado, a utilização dos recursos e do património do grupo, assim como os serviços pagos com recursos do grupo para fins pessoais ou benefício próprio, são proibidos. Esses recursos incluem:

• instalações (incluindo telefones, fotocopiadoras, equipamento/materiais de escritório);

• veículos, navios, maquinaria e equipamento;

• computadores e software informático;

• passes de segurança e material de escritório oficial; e

• selos e serviços postais.

As despesas não autorizadas com bens e serviços podem ser reduzidas, prestando-se a devida atenção à segurança física de todos os ativos do grupo. Todos os colaboradores são obrigados a adotar mecanismos adequados para controlarem os ativos do grupo.

9.2. Veículos motorizados: No que diz respeito à utilização e manutenção dos veículos da frota do grupo, devem aplicar-se regras específicas.

Estas incluem, mas podem não estar limitadas às disposições que preveem que:

• os colaboradores não utilizarão ou autorizarão a utilização de veículos da frota, salvo para fins empresariais;

• os colaboradores que conduzam veículos da frota devem estar licenciados e autorizados;

• os passageiros não autorizados, incluindo familiares, não devem ser transportados, salvo se oficialmente autorizados;

• os colaboradores não devem conduzir veículos da frota ou quaisquer outros, se estiverem sob a influência do álcool ou qualquer outra substância intoxicante ou droga; e

• os veículos da frota não devem ser utilizados para transportar um colaborador de e para a sua residência, salvo se autorizado expressamente.

9.3. Uso da identificação oficial: Crachás, credenciais e cartões de identificação devem ser usados pelos colaboradores apenas para fins empresariais. Os crachás de identidade e os itens de segurança são criados para apoiar e identificar os colaboradores no desempenho das suas funções e no exercício dos poderes que lhes foram confiados. Não devem ser utilizados para qualquer outro fim. Os crachás de segurança, chaves, palavras-passe e artigos similares devem ser guardados pelo colaborador para quem os artigos são criados, devendo ser devolvidos ao grupo aquando do fim da relação de emprego.

9.4. Acesso e utilização da rede eletrônica: Os colaboradores com acesso ou que utilizem os sistemas informáticos do grupo, equipamento ou software devem envidar todos os esforços para proteger o grupo de quaisquer eventuais ameaças à segurança da informação.

Os sistemas informáticos do grupo associados através da rede, software, equipamento, Internet, intranet e e-mail do grupo devem destinar-se a fins comerciais autorizados.

Será autorizada a utilização pessoal limitada da Internet, intranet e e-mail, desde que cumpra a legislação, as políticas e as orientações relacionadas e não afete a produtividade dos colaboradores ou a dos seus colegas. São exemplos de utilização pessoal limitada aceitável as atividades profissionais, desenvolvimento de carreira ou ler e escrever mensagens de e-mail curtas, após o expediente ou durante as pausas.

São exemplos de má conduta relacionada com a utilização das redes eletrônicas do grupo:

• visualizar, descarregar, possuir ou distribuir intencionalmente imagens ou material pornográfico;

• comunicar imagens, material ou e-mail que contenha linguagem ofensiva ou comentários inadequados;

• infringir direitos de autor; e/ou

• piratear e tentar derrotar os elementos de segurança das redes eletrônicas.

Os técnicos autorizados podem aceder à sítios restringidos quando realizam investigações autorizadas ou quando pesquisam e desenvolvem material aprovado de formação.

 

 

10. AQUISIÇÕES PRIVADAS DO PATRIMÓNIO DO GRUPO POR COLABORADORES

 

10.1. Aquisições de artigos em excesso do grupo por colaboradores: Em comum com outros membros do grupo, os colaboradores podem, desde que não se apliquem restrições, adquirir artigos em excesso/retirados do património geral do grupo, que não se encontram à venda ao público, salvo:

• se os colaboradores forem, devido à sua posição no grupo, capazes de obter conhecimento especial sobre a condição dos bens vendidos;

• se os colaboradores forem oficialmente associados à acordos de retirada;

• se os colaboradores receberem os bens com um desconto que não estaria disponível a outro membro do grupo; e

• se os artigos estão a ser vendidos por ordem ou sob as instruções da diretoria.

10.2. Aquisições de bens provenientes de devoluções de clientes: É importante que os colaboradores não tenham ou pareçam ter vantagem sobre os outros membros do grupo, na aquisição de bens devolvidos.

Além disso, os colaboradores oficialmente envolvidos nos acordos de retirada ou que tenham obtido por via do seu cargo ou função, conhecimento especial a propósito dos bens, não podem adquiri-los nessas vendas.

 

11. AMBIENTE DE TRABALHO

 

11.1. Princípios gerais: Todos os colaboradores têm o direito a um local de trabalho saudável e seguro, livre de discriminação e assédio, onde podem ser atingidos os objetivos individuais e da organização.

Um bom ambiente de trabalho é aquele que:

• é justo e equitativo;

• é seguro e de apoio;

• está livre de álcool e drogas;

• está livre de assédio e discriminação;

• é respeitador das diferenças individuais e da diversidade cultural;

• faculta feedback honesto sobre o desempenho e oportunidades de desenvolvimento; e

• faculta apoio à participação do pessoal no processo de tomada de decisões.

11.2. Imparcialidade e não discriminação: Um compromisso com a imparcialidade e com a não discriminação é fundamental para manter os padrões de equidade, conduta ética e responsabilidade do grupo. Todos os colaboradores devem ter um papel ativo na garantia de que o ambiente de trabalho do grupo se encontra livre de discriminação e assédio de qualquer tipo, incluindo o assédio sexual.

11.3. Saúde e segurança no trabalho: Todos os colaboradores devem desfrutar de expectativas de um ambiente de trabalho saudável e seguro, uma vez que está relacionado com as funções atribuídas, que tem um impacto direto no profissionalismo global percepcionado nas atividades empresariais. Atualmente, os colaboradores devem levar as suas próprias responsabilidades muito a sério, contribuir para a segurança no trabalho e comunicar de imediato ao seu supervisor quaisquer preocupações de saúde ou segurança ou violações de normas ou regulamentos relacionados.

11.4. Abuso de drogas: A diretoria é responsável por proibir as drogas ilegais, que atravessam os limites internos. Em princípio, os utilizadores de drogas ilegais não devem ser selecionados para emprego no grupo, devendo ser realizada uma investigação e aplicada ação disciplinar adequada, no que diz respeito a qualquer colaborador encontrado a utilizar, na posse, a vender e/ou a distribuir drogas ilegais. A diretoria pode exigir o rastreio de drogas a todos os recém-chegados, podendo aplicar um programa aleatório de realização de testes de droga a todos os colaboradores, assim como aplicar medidas adicionais de realização de testes, para aqueles que levantam suspeitas razoáveis da utilização de drogas.

11.5. Abuso do álcool: Os colaboradores não devem apresentar-se ao serviço ou permanecer ao serviço, sob a influência do álcool. Em circunstância alguma os colaboradores devem operar um veículo da frota, estejam ou não ao serviço, enquanto estiverem sob a influência do álcool. Os colaboradores com uniforme não devem adquirir ou consumir bebidas alcoólicas, em serviço ou fora dele, enquanto estiverem fardados.

11.6. Fumar: A diretoria tem o dever de proteger os seus colaboradores e de facultar um ambiente de trabalho saudável e seguro. Os colaboradores não devem fumar em áreas onde seja proibido.

11.7. Normas de vestuário: O vestuário e a aparência de todos os colaboradores devem refletir uma imagem profissional. As percepções públicas e as práticas de trabalho podem ser influenciadas pela aparência dos colaboradores. O vestuário deve ser, sempre, adequado às funções e normas geralmente estabelecidas, devendo ser mantido cuidado, limpo e tratado.

É particularmente importante para os colaboradores com uniformes apresentar uma imagem profissional. Cada colaborador, a quem tenha sido atribuído um uniforme, deve cumprir as orientações relevantes sobre como usá-lo e ser responsável por mantê-lo limpo e cuidado. Quaisquer alterações ou correções eventualmente necessárias devem ser executadas de imediato. Quaisquer uniformes considerados inadequados para desempenho e funções empresariais devem ser imediatamente retirados e eliminados devidamente. Os colaboradores com uniformes devem apresentarse ao serviço e permanecerem fardados, com o uniforme atribuído ao seu local de trabalho e funções, salvo se autorizado em contrário.

 

SUMÁRIO

 

Os clientes tem o direito de esperar que todos os colaboradores sejam honestos, imparciais e profissionais. Para manter a confiança dos clientes, é, portanto, de vital importância que os colaboradores mantenham os mais elevados níveis de integridade e conduta.

Para reforçar o que se declarou na introdução deste código, um elemento fundamental em qualquer programa de integridade deve ser o desenvolvimento, publicação e rápida aplicação de um código de ética e conduta abrangente, que defina, em termos muito práticos e claros, os padrões de comportamento esperados de todos os colaboradores.

Para cumprir totalmente o código, os colaboradores devem:

• desempenhar as suas funções com zelo, diligência, profissionalismo e integridade;

• esforçar-se por cumprir as normas éticas mais rigorosas;

• comportar-se sempre de forma a melhorar a reputação do grupo;

• comportar-se de forma consistente com o código de ética e conduta;

• apoiar e encorajar outros a cumprirem o código de ética e conduta;

• comunicar qualquer comportamento que seja inconsistente com o código de ética e conduta.

 

Além disso, todos os supervisores e gestores desempenham um papel particularmente importante, devendo:

• aderir estritamente ao código de ética e conduta, liderando, como tal, pelo exemplo;

• assegurar-se de que o pessoal está familiarizado com a legislação relevante, as normas exigidas e os procedimentos e instruções do departamento;

• tratar os colaboradores de forma justa e de boa-fé;

• aplicar o código de ética e conduta de forma objetiva; e

• tomar as medidas adequadas, quando os colaboradores não respeitam as normas exigidas ou adotam um comportamento que aparenta ser inconsistente com o código de ética e conduta.